Wichtige Änderungen in der Funktionsweise des Datenbox-Systems

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13.01.2022 15:30

Wichtige Änderungen in der Funktionsweise des Datenbox-Systems

Mit dem Ende des Jahres 2021 haben wir die letzten juristischen Nachrichten für dieses Jahr vorbereitet. Wir informieren über wichtige Änderungen in der Funktionsweise des Datenboxsystems, die alle Unternehmer, sowohl Unternehmen als auch Selbstständige, betreffen werden.

Wichtige Änderungen in der Übersicht:

  1. Juristische Personen und Selbstständige sind ab dem 1. Januar 2022 verpflichtet, postalische Datennachrichten (im Folgenden auch „PDN“ genannt) zu empfangen, d. h. Nachrichten, die zwischen Datenboxinhabern gesendet werden, die keine öffentlichen Stellen sind;
  2. Der Erhalt der PDN kann für juristische Personen und Selbstständige nicht annulliert werden;
  3. Infolge der vorgenommenen Änderung ist, dass die PDN auch per Fiktion geliefert werden;

Obligatorischer Empfang von Postdatennachrichten:

Bis zum 31. Dezember 2021 galt für den Erhalt von PDN ein Opt-in-Modell, d.h. die Inhaber von Datenboxen, die PDN erhalten wollten, mussten diese Funktion selbst aktivieren. Ab dem 1. Januar 2022 wird diese Funktion für alle juristischen Personen und Selbstständigen aktiviert, ohne dass die Möglichkeit besteht, den Erhalt von PDN zu deaktivieren. Das Opt-in-Modell wird nur für natürliche Personen beibehalten, die keine Unternehmer sind und die Datenboxen besitzen.

Neu werden die PDN auch durch die so genannte Fiktion geliefert, das bedeutet, dass 10 Tage nach der Zustellung der PDN an die Datenbox des Empfängers diese automatisch mit allen rechtlichen Wirkungen (z.B. Fristbeginn) zugestellt werden, ohne dass sich die berechtigte Person in die Datenbox einloggen muss. Diese Art der Zustellung wurde bisher nur bei amtlichen Vorladungen angewandt.

Die meisten Nutzer von Datenboxen konnten die PDN-Funktion während des Notfalls kostenlos ausprobieren, und die Gebühr für das Versenden der PDN wurde während dieser Zeit erlassen. Ab dem 1. Januar 2022 wird der Versand einer PDN mit 5 CZK inklusive Mehrwertsteuer pro PDN berechnet (im Gegensatz zum physischen Einschreiben, das mit bis zu 90 CZK berechnet wird).

Worauf ist zu achten?

Insbesondere die Festlegung des Umfangs der Berechtigungen von Personen, die Zugriff auf Ihre Datenbox haben. In der Praxis sind wir immer wieder darauf gestoßen, dass die Anmeldedaten der Satzungsorgane von Unternehmen von einem der für die Datenbox zuständigen Mitarbeiter verwendet wurden. Diese Praxis ist falsch. Erstens sind die Anmeldedaten immer auf eine bestimmte Person ausgestellt, und ihre Verwendung durch andere Personen verstößt gegen das Gesetz. Zweitens birgt die Verwendung der Anmeldedaten der gesetzlichen Stelle das Risiko, dass Datenmeldungen empfangen werden, die noch nicht hätten erfasst werden dürfen – die gesetzliche Stelle hat weitestgehende Befugnisse in Bezug auf den Empfang und Versand von Meldungen und kann auch die Einstellungen der Datenbox verwalten.

Unerwünschte Auswirkungen können leicht vermieden werden, indem man Zugangsdaten für bestimmte Personen – autorisierte Mitarbeiter – einrichtet und den Umfang ihrer Berechtigungen in Bezug auf Operationen mit der Datenbox festlegt. Individuelle Berechtigungen – der Empfang von Datennachrichten und ihr Versand können getrennt werden. So ist es möglich, sich in die Datenbox einzuloggen, ohne die zuzustellenden Datennachrichten zu empfangen, aber gleichzeitig bleibt die Möglichkeit die Datennachrichten (einschließlich PDN) zu versenden.

Eine weitere Gefahr ist die „Haltbarkeit“ von Datennachrichten in der Datenbox. Wenn Sie die Funktion „Datentresor“ nicht eingerichtet haben, werden Datennachrichten 90 Tage nach ihrer Zustellung in der Datenbox automatisch gelöscht. Angesichts des zu erwartenden Anstiegs des Volumens der von PDN gelieferten Datennachrichten empfehlen wir, die Datennachrichten aus dem Datenboxsystem herunterzuladen und sicher zu speichern, am besten einen kostenpflichtigen Dienst „Datentresor“ einzurichten.

Mit den oben beschriebenen Änderungen wird die Zahl der Rechtsfragen in Bezug auf die Originalität und Verbindlichkeit der über die PDN übermittelten privaten Rechtsdokumente und deren ordnungsgemäße Archivierung und Konvertierung (mit oder ohne Genehmigung) sicherlich zunehmen, ebenso wie die Frage der Verwendung elektronischer Unterschrift auf den versandten Dokumenten. Übrigens wird es ab dem 1. Januar 2022 auch Änderungen bei der Verwendung von elektronischen Unterschriften geben, über die wir Sie in Kürze informieren werden.

Wir helfen Ihnen bei allen oben genannten Fragen, auch in der Praxis, z.B. bei der Einrichtung einzelner Dienste oder der Freischaltung von Funktionen des Datenboxsystems, der Einrichtung von Zugängen für berechtigte Mitarbeiter und der Erarbeitung von internen Regelungen für den Umgang mit Datenboxen und Datenmeldungen. Der Ansprechpartner in diesen Angelegenheiten ist mein Kollege JUDr. Adam Felix, LL.M., Ph.D., adam.felix@akf.cz.

Im Namen des gesamten Teams von Anwaltskanzlei Felix a spol., wünsche ich Ihnen einen erfolgreichen Start ins Jahr 2022.

Ing. Michaela Ulrychová