Ważne zmiany w funkcjonowaniu systemu Skrzynek danych

PoprzedniNastępujący

13.01.2022 15:32

Ważne zmiany w funkcjonowaniu systemu Skrzynek danych

Z końcem 2021 roku przygotowaliśmy ostatni z tegorocznych wiadomości prawnych. Informujemy o istotnych zmianach w funkcjonowaniu systemu skrzynek danych, które dotkną wszystkich przedsiębiorców, zarówno korporacje gospodarcze, jak i osoby pracujące na własny rachunek.

Istotne zmiany w punktach:

  1. Osoby prawne i osoby pracujące na własny rachunek będą zobowiązane do odbierania Pocztowych wiadomości zawierających dane (zwanych dalej również „PWD”) – tj. wiadomości przesyłanych między posiadaczami skrzynek danych, którzy nie są organami publicznymi – od dnia 1 stycznia 2022 r;
  2. Odbiór PWD nie będzie anulowany dla osób prawnych i osób prowadzących działalność na własny rachunek;
  3. Konsekwencją modyfikacji jest to, że PWD będą również dostarczane przez tak zwaną fikcję;

Obowiązkowe otrzymywanie Pocztowych wiadomości zawierających dane:

Do 31.12.2021 r. przy otrzymywaniu PWD obowiązywał model opt-in, tzn. posiadacze skrzynek danych, którzy chcieli otrzymywać PWD, musieli sami aktywować tę funkcję. Od 1 stycznia 2022 r. funkcja ta zostanie aktywowana dla wszystkich osób prawnych i osób pracujących na własny rachunek, bez możliwości dezaktywacji odbioru PWD. Model opt-in zostanie utrzymany tylko dla osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami, które posiadają skrzynki danych.

W związku z tym PWD będą teraz dostarczane w formie tzw. fikcji, co oznacza, że po 10 dniach od dostarczenia PWD do skrzynki danych odbiorcy, jej automatyczne dostarczenie ze wszystkimi skutkami prawnymi (np. początkiem terminów) nastąpi bez konieczności logowania się osoby upoważnionej do skrzynki danych. Taki sposób doręczania był dotychczas stosowany tylko w przypadku wezwań urzędowych.

Większość użytkowników skrzynek danych mogła bezpłatnie przetestować funkcję PWD w czasie stanu zagrożenia, a opłata za przesłanie PWD została na ten okres zniesiona. Od dnia 1 stycznia 2022 r. za wysyłkę PWD będzie pobierana opłata w wysokości 5 CZK z VAT za każdy wysłany PWD (w przeciwieństwie do fizycznej przesyłki poleconej, za którą pobierana jest opłata w wysokości do 90 CZK).

Na co uważać?

Szczególnie na ustawienie zakresu uprawnień osób, które mają dostęp do Państwa skrzynki danych. W praktyce wielokrotnie spotkaliśmy się z wykorzystaniem danych logowania organów statutowych korporacji gospodarczych przez któregokolwiek z pracowników odpowiedzialnych za obsługę skrzynki danych. Taka praktyka jest błędna. Po pierwsze, dane do logowania są zawsze wydawane konkretnej osobie i ich użycie przez kogokolwiek innego jest sprzeczne z prawem. Po drugie, korzystanie z danych logowania organu statutowego wiąże się z ryzykiem otrzymywania wiadomości zawierające dane, które nie powinny być jeszcze odebrane – organ statutowy ma jak najszersze możliwe uprawnienia w zakresie otrzymywania i wysyłania wiadomości, a także może zarządzać ustawieniami skrzynki danych.

Niepożądanych skutków można łatwo uniknąć poprzez ustawienie danych dostępowych dla konkretnych osób – uprawnionych pracowników wraz z określeniem zakresu ich uprawnień w odniesieniu do operacji w skrzynce danych. Uprawnienia indywidualne – odbieranie wiadomości zawierających dane i ich wysyłanie może być oddzielone. Możliwe jest zatem zalogowanie się do skrzynki danych bez odbierania dostarczanych wiadomości, ale jednocześnie zachowano możliwość wysyłania wiadomości (w tym PWD).

Kolejną pułapką jest „trwałość” wiadomości danych w skrzynce danych. Jeśli nie ma Państwo skonfigurowanej funkcji „Sejf danych”, wiadomości są automatycznie usuwane ze skrzynki po 90 dniach od ich dostarczenia do skrzynki danych. W związku z przewidywanym wzrostem ilości wiadomości o dostarczanych PWD, zalecamy, aby wiadomości były pobierane z systemu skrzynek danych i bezpiecznie przechowywane, optymalnie poprzez ustanowienie płatnej usługi Sejf danych.

W związku z opisanymi powyżej zmianami z pewnością wzrośnie liczba zagadnień prawnych dotyczących oryginalności i wiążącego charakteru dokumentów prywatnych dostarczanych za pośrednictwem PWD oraz ich właściwej archiwizacji i konwersji (autoryzowanej i innej), a także ponownie poruszona zostanie kwestia stosowania podpisów elektronicznych na przesyłanych dokumentach. Nawiasem mówiąc, od 1 stycznia 2022 r. nastąpią również zmiany w zakresie stosowania podpisu elektronicznego, o których poinformujemy Państwa w najbliższej przyszłości.

Pomożemy Państwu we wszystkich powyższych kwestiach, również w wymiarze praktycznym, np. podczas konfigurowania poszczególnych usług lub aktywacji funkcji systemu skrzynek danych, ustawienia dostępu dla upoważnionych pracowników oraz opracowywania wewnętrznych regulacji dotyczących obsługi skrzynek danych i komunikatów. Osobą kontaktową w tych sprawach jest kolega JUDr. Adam Felix, LL.M., Ph.D.,  adam.felix@akf.cz.

W imieniu całego zespołu Felix a spol. życzymy Państwu udanego wejścia w rok 2022,

Ing. Michaela Ulrychová