30.12.2021 16:41
S koncem roku 2021 jsme pro Vás připravili poslední z letošních právních aktualit. Informujeme o důležitých změnách ve fungování systému datových schránek, které se dotknou všech podnikatelů, a to jak obchodních korporací, tak OSVČ.
Podstatné změny v bodech:
- Právnické osoby a OSVČ budou od 1. 1. 2022 povinně přijímat Poštovní datové zprávy (dále také jen „PDZ“) – tedy zprávy zasílané mezi držiteli datových schránek, kteří nejsou orgánem veřejné moci;
- Příjem PDZ nepůjde u právnických osob a OSVČ zrušit;
- Důsledkem provedené úpravy je, že PDZ budou doručovány i tzv. fikcí;
Povinné přijímání Poštovních datových zpráv:
Do 31. 12. 2021 byl u přijímání PDZ uplatňován model opt-in, tedy ti z držitelů datových schránek, kteří chtěli přijímat PDZ, museli tuto funkci sami aktivovat. Od 1. 1. 2022 bude tato funkce aktivována všem, přičemž právnickým osobám a OSVČ bez možnosti příjem PDZ deaktivovat. Model opt-out tak bude nově zachován pouze pro fyzické nepodnikající osoby, které jsou držiteli datových schránek.
Nově tak budou PDZ doručovány i tzv. fikcí, což znamená, že po uplynutí 10 dnů od dodání PDZ do datové schránky příjemce nastane její automatické doručení se všemi právními účinky (např. počátek běhu lhůt), aniž by se musela oprávněná osoba do datové schránky přihlásit. Tento způsob doručení byl doposud uplatňován pouze u úředních obsílek.
Většina uživatelů datových schránek si během nouzového stavu mohla funkci PDZ vyzkoušet zdarma, poplatek za odeslání PDZ byl po tuto dobu odpuštěn. Od 1. 1. 2022 bude odesílání PDZ zpoplatněno částkou 5 Kč včetně DPH za každou odeslanou PDZ (na rozdíl od fyzické doporučené zásilky, která je zpoplatněna částkou až 90 Kč).
Na co si dát pozor?
Zejména na nastavení rozsahu oprávnění osob, které mají do Vaší datové schránky přístup. V praxi jsme se opakovaně setkali s užitím přihlašovacích údajů statutárních orgánů obchodních korporací kterýmkoli ze zaměstnanců, jenž měl obsluhu datové schránky na starosti. Tato praxe je špatná. Zaprvé přihlašovací údaje jsou vydávány vždy konkrétní osobě a jejich užití kýmkoli jiným je v rozporu se zákonem. Zadruhé užití přihlašovacích údajů statutárního orgánu přináší riziko přijetí datových zpráv, které ještě vyzvednuty být neměly – statutární orgán má nejširší možná oprávnění ve vztahu k přijímání a odesílání zpráv, navíc může spravovat nastavení datové schránky.
Nežádoucím efektům se lze jednoduše vyhnout zřízením přístupových údajů konkrétním osobám – pověřeným zaměstnancům s nastavením rozsahu jejich oprávnění ve vztahu k operacím s datovou schránkou. Jednotlivá oprávnění – příjem datových zpráv a jejich odesílání lze oddělit. Je tedy možné se do datové schránky přihlásit, aniž by docházelo k přijetí doručovaných datových zpráv, ale zároveň byla zachována možnost datové zprávy (i PDZ) odesílat.
Dalším úskalím je „trvanlivost“ datových zpráv ve schránce. Pokud nemáte zřízenu funkci „Datový trezor“, jsou datové zprávy ze schránky automaticky mazány po 90 dnech od jejich dodání do datové schránky. S předpokládaným nárůstem objemu datových zpráv o dodané PDZ doporučujeme datové zprávy ze systému datových schránek stahovat a bezpečně ukládat, optimálně zřídit placenou službu Datový trezor.
S výše popsanými změnami zcela jistě naroste i počet řešených právních otázek týkajících se originality a závaznosti soukromoprávních listin doručovaných prostřednictvím PDZ a jejich řádná archivace a konverze (autorizovaná i jiná), stejně tak bude opět diskutována otázka užití elektronických podpisů na odesílaných listinách. Ostatně i ve způsobu užití elektronického podpisu dojde od 1. 1. 2022 ke změnám, o kterých Vás budeme v nejbližší době rovněž informovat.
Se všemi nastíněnými otázkami Vám dokážeme pomoci, a to i prakticky např. při zřizování jednotlivých služeb či aktivaci funkcí systému datových schránek, zřízení přístupu pověřeným zaměstnancům a při sestavení vnitřních předpisů pro nakládání s datovou schránou a datovými zprávami. Kontaktní osobou je v těchto věcech kolega JUDr. Adam Felix, LL.M., Ph.D., adam.felix@akf.cz.
Přejeme Vám úspěšný vstup do roku 2022. Felix a spol.